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將未使用的休假餘額匯入至薪資作業前，需確認兩件事都已設定完成：
- 管理者 / 具備休假模組管理權限者：在休假設定當中，點進該假別（例如：特休）後，啟用「休假餘額結算」選項。
- 具備休假模組管理權限者：在薪資設定中，將「未休假代金」之薪資項目設定為「依員工薪資計算」。
其中任一項未完成，匯入選項就無法使用。
步驟一：開啟「休假餘額結算」功能
您需要為每個要納入離職結算的假別啟用「休假餘額結算」——例如特休假或補休。
操作方式
- 前往 休假> 設定。
- 點選要啟用休假結算的假別。
- 在至休假餘額結算區塊，點擊「編輯」。
- 將結算未休假代金啟用後，點擊「儲存」
注意事項
- 此功能僅適用於特假、補休及自訂假別，不適用於病假、產假、陪產假及其他法定假別。
- 需要訂閱 Swingvy 薪資模組方能使用， 未訂閱者無法啟用此功能。
- 開啟或關閉此設定，不會影響已匯入薪資作業當中的休假餘額。
- 只有已開啟此設定的假別，才會出現在薪資作業的匯入清單中。
- 啟用後，該假別旁邊會出現薪資標籤，方便團隊一眼辨識哪些假別已與薪資模組連動。
步驟二：設定「未休假代金」薪資項目
匯入未使用假期前，「未休假代金」薪資項目需設定為依員工薪資自動計算折現金額。
操作方式
- 前往薪資>設定>薪資項目>加項。
- 找到未休假代金，點擊右側鉛筆圖示編輯。
- 在金額下方，選擇 「根據員工薪資計算」。
- 選擇要納入薪資計算的薪資項目。
- 點擊儲存。
若未完成此設定，嘗試匯入時會出現「無法匯入休假餘額」的警告，且無法點擊匯入按鈕。
折現金額計算方式
計算公式依員工薪資類型而異：
-
月薪員工：總薪資 ÷ 當月工作天數 × 天數
-
週薪、日薪或時薪員工，折現金額以員工費率乘以折現天數計算（例如日薪員工：日薪費率 × 天數）。
總薪資 = 基本薪資 + 納入計算的加項 − 納入計算的扣項，取自所選薪資參考月份。
步驟三：將未使用假期匯入薪資作業（薪資管理員）
兩項設定完成後，即可直接將未使用之休假餘額匯入薪資作業。
操作方式
- 執行薪資作業。
- 點擊「匯入」，選擇 「匯入休假餘額」。
- 檢視員工清單及其休假餘額。
- 勾選要結算未休假代金的員工及假別。
- 點擊「匯入」。完成後會顯示確認訊息。
清單中顯示的員工範圍
系統會依薪資類型自動篩選：
- 月薪資薪資：當月薪資月份內離職的員工。
- 單次薪資作業：本薪資月份或上個月離職的員工。
只有已開啟「結算未休假代金」的假別才會顯示。另外，只有餘額大於零的員工才會出現。若餘額已在其他薪資作業中匯入，則不會再次顯示。
部分列項呈灰色的原因
出現以下情況時無法勾選結算未休假代金：
- 該員工未納入此薪資作業——請先在薪資表中勾選該員工。
- 有待審核的休假申請——需先核准或拒絕該申請，才能進行折現。
- 尚無已完成的月薪資（僅限單次薪資）——系統需要一筆已完成的月薪資作為費率計算基準。
步驟四：確認並調整未休假代金金額
匯入後，可在完成薪資作業前調整為休假代金計算方式。
變更薪資參考月份
系統會依員工餘額類型自動選取參考月份：
-
遞延天數：假期週期開始前一個月（例如週期自 2026 年 1 月開始，則為 2025 年 12 月）
-
本週期餘額：離職月份（若最後一天為月底）；否則為前一個月
若該月份的薪資不存在或尚未完成，系統會改用目前薪資作業的月份。
- 遞延天數：前一個週期但尚未使用或過期的天數。
- 本週期餘額：本週期尚未使用的天數。
如需變更薪資參考月份：點擊「未休假代金」項目右側的鉛筆圖示編輯，從薪資參考月份選單當中選擇其他月份，然後點擊儲存。未休假代金會自動重新計算。
可參考薪資月份的範圍：目前薪資月份，或過去 2 年內已完成月薪資作業的任一個月。
事後查看詳細資料
在薪資作業步驟二或薪資記錄中，點擊「未休假代金」右側的眼睛圖示，即可看到唯讀摘要。
如何取消已匯入的未休假代金？
若已匯入未休假代金，但是需要取消的話有以下方式：
- 移除單一員工的未休假代金：點擊該員工「未休假代金」項目右側的垃圾桶圖示並確認。
- 該月移除所有未休假代金：點擊薪資作業右上角的 「移除」 並確認。
- 從薪資作業中取消勾選員工：此動作也會一併移除該員工已匯入的未休假代金，系統會顯示確認提示。
移除後，員工的休假將恢復，員工可再次申請休假。其休假餘額變更記錄當中也會產生一筆還原記錄。
匯入未休假代金後休假會有什麼變動？
休假餘額
休假餘額被匯入後，員工的餘額會依匯入的天數減少。在「休假餘額變更紀錄」檢視中，會新增一筆紀錄，顯示折現天數及對應的薪資作業。且每次匯入及取消都會記錄在員工的休假餘額變更紀錄中：
- 匯入時：說明顯示「薪資管理員已將 [假期週期] 的未使用假期匯入至 [薪資作業名稱]，用於離職結算。」並附上變動前後餘額。
- 取消匯入時：說明顯示「薪資管理員已取消匯入至 [薪資作業名稱]。[假期週期] 的餘額已還原。」並附上變動前後餘額。
結算未休假代金後，以下動作將無法進行：
- 管理者無法手動調整該員工該假別的餘額
- 員工無法再申請該假別的休假
- 管理者及核准人無法編輯或刪除該假別的休假記錄
- 管理者無法變更離職日期或取消離職流程
如需執行上述操作，請先從薪資作業當中移除為休假代金項目。